Le rendez-vous arrive dans le système
Une demande envoyée par e-mail ou par messagerie doit être recopiée et risque de passer inaperçue.
Le formulaire de réservation crée une demande dans le système avec les données du client et du véhicule.
POURQUOI C’EST IMPORTANT
Moins d’appels pour poser des questions, plus d’accords par écrit.
Un client qui ignore où en est la réparation appelle. Des travaux convenus oralement sont parfois compris autrement à la restitution. Les pages client structurent la communication et documentent les décisions.
RENDEZ-VOUSSTATUTACCORD
Un suivi de réparation accessible au client
Les questions sur l’avancement des réparations prennent du temps au conseiller et interrompent le travail de l’équipe.
Le client consulte l’étape de la réparation et les photos sur la page de suivi, quand il le souhaite.Travaux supplémentaires acceptés avant intervention
Des travaux ajoutés en cours de réparation sans confirmation sont la cause la plus fréquente de litiges à la restitution du véhicule.
Le client accepte ou refuse l’extension des travaux, et la décision est enregistrée avec la date, l’heure et le montant.
FONCTIONS DU SYSTÈME
Relation client de la réservation à la visite suivante.
Les pages client fonctionnent dans le navigateur du téléphone et affichent le nom et les coordonnées du garage. L’accès est protégé par le lien et l’adresse e-mail du client.
RENDEZ-VOUSSTATUTPROCÈS-VERBALRAPPEL
01 / PRISE DE RENDEZ-VOUS
Formulaire de réservation avec les données du véhicule.
Le client renseigne ses coordonnées, son véhicule, la date souhaitée et la description du problème. La demande arrive dans le registre des demandes en tant que nouvelle demande, avec la source « réservation en ligne ».
- Les demandes reçues en dehors des heures d’ouverture attendent dans le système, pas dans une boîte mail.
- Les données du véhicule n’ont pas à être ressaisies.
02 / SUIVI DE RÉPARATION
Étape de réparation et photos sur la page du client.
La page de suivi affiche les étapes : réceptionné, en réparation, prêt à être récupéré, terminé, ainsi que le numéro de l’ordre de réparation, le véhicule, la date prévue et les photos de la réparation. L’accès nécessite l’adresse e-mail et le numéro d’immatriculation.
- Le client suit l’avancement sans appeler le garage.
- Les photos documentent l’état du véhicule avant et après la réparation.
03 / ACCORD SUR LES TRAVAUX
La décision du client sur les travaux supplémentaires.
Lorsque des travaux supplémentaires apparaissent en cours de réparation, le client reçoit un lien avec la description et le montant. Il les accepte ou les refuse d’un seul bouton, peut ajouter un commentaire, et la décision est enregistrée sur l’ordre de réparation.
- Vous démarrez les travaux supplémentaires après confirmation.
- À la restitution, les deux parties se réfèrent à la même décision.
04 / PROCÈS-VERBAL DE RÉCEPTION
L’état du véhicule enregistré à la réception.
Sur le schéma du véhicule, vous marquez rayures, bosses et autres dommages sur cinq vues, avec le niveau de dommage et des photos. Le client signe le procès-verbal, et à la restitution, ce même document sert de référence.
- L’état du véhicule avant réparation est documenté.
- Le procès-verbal reste dans l’historique du véhicule lors des visites suivantes.
05 / CRM ATELIER
Rappels de contrôles et de changements saisonniers.
Le système rappelle les contrôles et changements saisonniers à venir. Le registre affiche les rappels du jour, en retard et en attente de contact, avec l’historique des contacts du client.
- Le client revient pour une nouvelle prestation à l’initiative du garage.
- Aucune échéance de contrôle ne passe sans contact.
PÉRIODE D’ESSAI
Envoyez le lien de suivi à votre premier client.
Créez un ordre de réparation, générez le lien vers la page de suivi et transmettez-le au client. Vous verrez comment évolue le nombre d’appels demandant des nouvelles de la réparation.
Les pages client sont disponibles dès le premier jour de la période d’essai.
- Le client doit-il créer un compte ? Non. Il reçoit un lien vers la page.
- Faut-il installer quelque chose ? Non. Les pages fonctionnent dans le navigateur du téléphone.
- La décision du client est-elle enregistrée ? Oui, avec la date, l’heure et le montant.